Googleドライブの共有はどうやってやるの？設定方法や手順、共有する際の注意点

新しいパソコンを手に入れた際や、仕事でテレワークが導入された際に、避けて通れないのが「ファイルの受け渡し」です。

かつてはUSBメモリやメール添付でのやり取りが主流でしたが、現代のビジネスやプライベートにおいて効率的で安全な方法の一つは、「Googleドライブの共有機能」を使ったものとなっています。

しかし、「操作を間違えて関係ない人に中身を見られないか？」「共有相手にどこまでの操作を許可すべきか？」と、不安を感じる方も少なくありません。

そこで今回はGoogleドライブの共有方法の基本から、具体的な設定・手順、そして安全に共有するための注意点までを徹底的に解説します。

この記事でわかること

• Googleドライブは「メールアドレス指定」または「共有リンク」でファイル共有ができる
• 共有時は「閲覧者」「コメント可」「編集者」の権限を用途に応じて設定することが重要
• リンク共有は公開範囲（制限付き・組織内・全員）を適切に設定する必要がある
• 誤操作や情報漏えいを防ぐため、権限や共有範囲の確認が不可欠
• 機密情報を扱う場合は特に慎重に設定し、安全に運用することが重要

Googleドライブの共有とは？

Googleドライブの共有とはクラウド上に保存したファイルやフォルダを、自分以外のユーザーがアクセスできるように設定する機能のことです。

この機能を使うことで大容量のファイルを送る手間が省けるだけでなく、リアルタイムでの共同作業も可能となります。

基本的には以下の3つの特徴があります。

• ファイルやフォルダをほかのユーザーと共有できる
• URLリンクやメールアドレスで共有できる
• 共同編集、閲覧、コメントなどの権限設定が可能
  
  

1.ファイルやフォルダをほかのユーザーと共有できる

特定のドキュメントだけでなく、フォルダごと共有して中身をまとめて見せられます。

2.URLリンクやメールアドレスで共有できる

相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を指定する方法と、アクセス用の専用URL（共有リンク）を相手に伝える方法の2種類があります。

3.共同編集、閲覧、コメントなどの権限設定が可能

相手に「閲覧のみ」を許可するのか、「編集・コメント」までを許可するのか細かく設定ができます。

Googleドライブ共有の主な利用シーン

Googleドライブの共有機能は場所やデバイスを問わずに利用できるため、以下のようなシーンで活用されています。

1. ビジネスでのプロジェクト管理

チームメンバーと同じ資料を共有し、最新版がどれか迷うことなくリアルタイムで議事録や企画書を更新できます。

2. 大容量ファイルの送付

メールでは送れない数GB単位の動画データや大量の写真セットを、リンク一つで相手に届けることができます。

3. 友人や家族との思い出の共有

旅行で撮った写真を一つのフォルダにまとめ、家族全員がそれぞれのスマホからアップロードしたり保存したりできます。

4. クライアントへの納品や確認依頼

制作物を「閲覧者」権限で共有し、クライアントから「コメント」機能で修正指示をもらうといったスムーズな連携が可能です。

このようにプライベートからビジネスまで幅広い活用方法があるため、使いこなせるようになると非常に便利です。

Googleドライブでファイルを共有する方法

まずは、一般的で安全な「特定のユーザー（メールアドレス）を指定して共有する方法」を紹介します。

この方法は相手がGoogleアカウントを持っている場合に有効で、誰がアクセスしたかを管理しやすいため推奨されます。

手順① Googleドライブを開く

ブラウザからGoogleドライブにアクセスしてログインします。

共有したいファイルまたはフォルダが保存されている場所を確認してください。

手順② 「共有」ボタンをクリック

共有したいファイルを右クリックするか、ファイルを選択した状態で画面右上にある「共有アイコン（人の形に＋がついたマーク）」をクリックします。

手順③ 共有する相手を設定する

「ユーザーやグループを追加」という入力欄が表示されるため、ここに共有したい相手のメールアドレスを入力します。

同時に複数の相手へ送ることも可能なので、家族で共有したりプロジェクトにおいて複数人で管理したりする際に便利です。

手順④ 権限を設定する

アドレスを入力すると、その横に権限を選択するプルダウンメニューが表示されます。用途に合わせて適切な権限を選択してください。

権限ごとの特徴や適したシーンをまとめました。

手順⑤ 共有を完了する

最後に「送信」ボタンをクリックしますが、この際、「通知」にチェックを入れておくと相手に共有された旨のメールが届きます。

メッセージも添えられるので、何のための共有かを伝える際に便利な機能となっています。

Googleドライブのリンク共有のやり方

相手のメールアドレスを知らない場合や、不特定多数の人に資料を公開したい場合には「リンク共有」が便利です。

URLを知っている人であればアクセスできる状態に設定できるため、こちらも簡単な共有方法となります。

方法① 共有リンクを作成する

画面右上にあるカギマーク横の「共有」ボタンをクリックして、設定画面が開き「一般的なアクセス」という項目を確認します。

初期状態では「制限付き」になっていますが、ここをクリックして設定を変更していきます。

方法② リンクの公開範囲を設定する

「リンクを知っている全員」を選択すると、そのURLを知っている人なら誰でもファイルにアクセスできるようになります。

以下の表で、アクセス範囲の違いを整理しましたので参考にしてください。

方法③ リンクを送る

設定が完了したら「リンクをコピー」をクリックするか、URLを自身でコピーします。

クリップボードにコピーされたURLを、相手とつながっているチャットツールやメール、SNSなどに貼り付けて送れば完了です。

Googleドライブで共有するときの注意点

便利な共有機能ですが、一歩間違えると情報漏えいのリスクがあります。

特に仕事で利用する場合は、以下の3点を必ずチェックしてください。

権限設定を確認する

「編集者」権限を与えると、相手が勝手にファイルを削除したり、別の人に共有権限を広げたりすることができてしまいます。

そのため、以下の点に注意して設定するようにしましょう。

• 内容を書き換えられたくない場合は必ず「閲覧者」にする
• 一時的な共有であれば、共有期間（有効期限）を設定する

リンク公開範囲を確認する

「リンクを知っている全員」に設定されたURLがSNSなどで拡散されると、意図しない第三者にファイルを見られるリスクがあり、大変危険です。

• 機密性の高いファイルは「リンクを知っている全員」にしない
• 共有の必要がなくなったら、すぐに「制限付き」に戻す

特にビジネスなどの社外秘ファイルなどがある場合は、こういった操作や対策を講じておく必要があります。

個人情報が含まれるファイルは注意

顧客名簿や住所、電話番号などが含まれるスプレッドシートを共有する際は、特に細心の注意を払ってください。

1.宛先の間違いがないか再確認：

似たメールアドレスの他人に送ってしまう誤送信が起こり得ます。

 

2.コピーの作成を制限：

詳細設定から「閲覧者とコメント権限を持つユーザーに対して、ダウンロード、印刷、コピーを禁止する」にチェックを入れることで、情報の流出を防げます。

必ず操作を完了させる前にダブルチェックをするなど、問題が起こらないような独自のルールを設けておくと良いでしょう。

まとめ

Googleドライブの共有機能は、正しく使えば作業効率を大きく向上させるものです。

特定の相手には「メールアドレス指定」で、広く配布したい場合は「リンク共有」で、というように状況に合わせて使い分けるようにしましょう。

1. 用途に合わせた権限（閲覧・コメント・編集）の選択
2. リンク共有時の公開範囲の管理
3. 機密情報の流出を防ぐため慎重に設定

これらを意識して安全にGoogleドライブの共有機能を使うようにしてください。

 

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