【Outlook】迷惑メールを自動で振り分ける設定手順！受信トレイをスッキリ整理する方法
メールを利用している多くの人を悩ませているのが、迷惑メールです。
大量の迷惑メールを受信すると、大事なメールを見落としやすくなるだけでなく、ウイルス感染や詐欺被害など、深刻なトラブルに巻き込まれやすくなります。
この記事で分かること［Outlookで迷惑メールを自動で振り分ける設定手順］
- フィルター設定：迷惑メールフィルターの保護レベルは「低」または「高」がおすすめ
- ルール設定：迷惑メールとして振り分けるルールを自分で設定することができる
- 迷惑メール対策にはフィルター設定とルール設定を組み合わせることがおすすめ
この記事では、Outlookでできる迷惑メール対策を解説しています。
Outlookの迷惑メール自動振り分け機能とは？
Outlookでは、迷惑メールを自動で振り分けられる迷惑メールフィルター機能を提供しています。
迷惑メールフィルター機能の基本的な仕組み
迷惑メールフィルター機能は、迷惑メールの配信を停止するのではなく、迷惑メールと判断されたメールを「迷惑メール」フォルダーに自動で移動する仕組みです。
【基本的な仕組み】
- 送信元のメールアドレスや件名などをチェックして迷惑メールか否かを判断する
- 迷惑メールと判断されたメールを「迷惑メール」フォルダーに移動する
自動振り分けを設定するメリット
迷惑メールが多いと、受信メールの中から必要なメールを探すのに時間を要します。
迷惑メールの自動振り分け機能を利用することで、以下のようなメリットが得られます。
- 重要なメールが埋もれるのを防ぐ
- 迷惑メールがメールボックスのストレージを圧迫するのを防ぐ
- ウイルス感染や機密情報の流出を防ぐ
手動削除と自動振り分けの違い
迷惑メールを判断する方法には、システムがチェックする「自動振り分け」の他に、メールの受信者自らがチェックして削除する「手動削除」があります。
手動削除のメリットとデメリットは以下の通りです。
【手動削除のメリット】
- 迷惑メールの誤判定が防げる
- 設定不要で、すぐにできる
【手動削除のデメリット】
- 手間がかかる
- 誤ってメールを開封するリスク
-
うっかりリンクをクリックするなど、誤操作が起きやすい
迷惑メールを誤って開封してしまったり、添付ファイルをうっかり開いてしまったりすると、ウイルスに感染し、深刻なトラブルに巻き込まれることがあります。
セキュリティ面だけでなく、メール管理の効率化の観点からも、自動振り分け機能を活用するのがおすすめです。
Outlook標準の迷惑メールフィルター設定手順
Outlookでは、迷惑メールフィルターの保護レベルを4段階から選ぶことができます。
デフォルトの保護レベルは「自動処理なし」ですが、メールを安心して利用するためにはフィルター機能を活用することが推奨されます。
迷惑メールフィルターの設定画面を開く方法
設定画面は、以下の手順で開くことができます。
- Outlookアプリを開き、「ホーム」タブをクリックする
- 「迷惑メール」をクリックする
- 「迷惑メールのオプション」をクリックする
- 表示されたダイアログから保護レベルを選択する
- 「OK」をクリックする
迷惑メールレベルの選び方
迷惑メールフィルターの保護レベルは4段階から選ぶことができます。
【自動処理なし】
- デフォルト設定
- 迷惑メールフィルターの自動適用がオフの状態
- 受信者自らが「受信拒否リスト」に設定したメールアドレス・ドメインのみ迷惑メールとして処理される
【低】
- 迷惑メールであることが明らかな場合に限り、迷惑メールに振り分けられる
- 迷惑メールが多くない場合におすすめ
【高】
- ほとんどの迷惑メールが迷惑メールに振り分けられる
- 通常のメールも迷惑メールとして処理される可能性がある
- 誤検知がないか、迷惑メールフォルダーを定期的にチェックすることが推奨される
- 迷惑メールが多い場合におすすめ
【[セーフリスト] のみ 】
- 最も厳しい保護レベル
- 「信頼できる差出人のリスト」または「信頼できる宛先のリスト」に登録された差出人のみが受信トレイに配信される
迷惑メールが多くない場合は「低」を、迷惑メールが多い場合は「高」を設定すると良いでしょう。
ルール設定で迷惑メールを自動振り分けする方法
迷惑メールとして判定するルールは自分でも設定できます。
差出人アドレスで振り分ける設定手順
特定の差出人からの受信を拒否したい場合は、差出人のアドレスを「受信拒否リスト」に登録します。
- Outlookを起動し、「ホーム」タブを選択する
- 「迷惑メール」をクリックする
- 「受信拒否リスト」に受信を拒否したいアドレスを入力し、「追加」をクリックする
- 「保存」をクリックする
件名・特定キーワードで振り分ける方法
件名に「懸賞」「緊急」など特定のキーワードが入っているメールを迷惑メールとして振り分けることもできます。
- Outlookを起動し、メニューバーの「ファイル」を選択する
- 「仕分けルールと通知」をクリックする
- 「新しい仕分けルール」をクリックして「自動仕分けウィザード」を開く
- 「メッセージの整理」欄から「件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する」を、「ステップ2」欄から「特定の文字」をクリックする
- 「文字の指定」が表示されるので、迷惑メールに振り分けたいキーワードを入力する
- 「特定の文字の一覧」にキーワードが追加されたことを確認し、「OK」をクリックする
- 「自動仕分けウィザード」画面に戻ったら、「ステップ2」欄の「指定」をクリックする
- 「仕分けルールと通知」が表示されるので、「迷惑メール」フォルダーを選択し「OK」をクリックする
迷惑メールを自動削除・別フォルダーへ移動する設定
迷惑メールフォルダーに移動した迷惑メールは、下記の手順で自動的に削除できます。
- Outlookを起動し、「アドイン」タブをクリックする
- 「迷惑メール対策ツール」→「設定」 の順にクリックする
- 表示された設定画面の「詳細設定」タブをクリックする
- 「迷惑メールの保存」の項目の下にある「次の日数を過ぎたら、迷惑メールフォルダー内のメールを削除済みアイテムフォルダーに移動する」にチェックを入れる
- 「OK」をクリックする（迷惑メールフォルダーに保存する日数は、1日以上の任意の日数を指定可能）
迷惑メールの別フォルダーへの移動は、仕分けルールを使うことで対応できます。
迷惑メールが減らない・誤判定されるときの対処法
迷惑メールが減らない場合や誤判定される場合は、フィルターの保護レベルとルールを見直す必要があります。
迷惑メールが減らない場合は、以下の対応を検討することが推奨されます。
- フィルターの保護レベル「低」から「高」にする
- 「信頼できる差出人リストとドメイン」に見覚えのないアドレスやドメインが含まれていないかチェックする
- 不要なルールを削除または無効化する
必要なメールが迷惑メールとして誤判定される場合は、Outlookのフィルター機能が誤判定している可能性と、誤ったルール設定が登録されているケースがあります。
必要なメールが誤判定される場合は、以下の対応を検討すると良いでしょう。
- 「受信拒否リスト」に誤って登録されていないかをチェックする
- 「受信拒否リスト」と「信頼できる差出人リストとドメイン」に矛盾がないかを確認する
- 不要なルールを削除または無効化する
よくある質問（FAQ）
メールを安心して使うためには、迷惑メール対策を講じることが必要不可欠です。
ここでは、Outlookの迷惑メール対策について、よくある質問を紹介します。
Outlookの迷惑メール設定は無料で使える？
Outlookの迷惑メール設定は無料で使用できます。
フィルター機能とルール設定を組み合わせて、自分に合った対策を講じるようにしましょう。
会社用Outlookでも設定できる？
会社用Outlookでも、迷惑メール設定はできます。（管理者設定により制限される場合もあり）
個人の設定よりも会社のサーバー側の設定が優先される可能性はありますが、基本的には上記で紹介した手順で設定可能です。
スマホ版Outlookでも同じ設定は可能？
スマホ版Outlookでも迷惑メール設定はできます。
スマホ版Outlookでの基本手順は以下の通りです。
[迷惑メールを自動で振り分ける]
- 受信トレイから迷惑メールとして振り分けたいメールを選択
- 右上の3つの点アイコンをタップする
- 「迷惑メールの報告」をタップする
- 「迷惑メール」をタップする
[特定の差出人からの受信を拒否する]
- 受信トレイから受信拒否したい差出人からのメールを開く
- 右上の3つの点アイコンをタップする
- 「迷惑メールの報告」をタップする
- 「送信者をブロックする」をタップする
まとめ
この記事ではOutlookでできる迷惑メール対策と自動で振り分ける設定手順を紹介しました。
[この記事のポイント]
- 迷惑メールフィルターの保護レベルは「低」または「高」がおすすめ
- 自分に合った迷惑メール対策を講じるためにルール設定を活用する
- 迷惑メールが減らない場合や誤判定される場合は、フィルター設定とルール設定を見直す
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